Pobieranie danych z tachografu: co ile dni (karta 28, pamięć 90)

Dane z karty kierowcy trzeba pobierać z tachografu nie rzadziej niż co 28 dni, a z pamięci pojazdu nie rzadziej niż co 90 dni. To minimalna częstotliwość z rozporządzenia (UE) nr 165/2014, liczona od poprzedniego pobrania, nie od kalendarza miesięcy. Bez karty przedsiębiorstwa (karty firmy) włożonej do tachografu pobranie w ogóle się nie uda, więc to pierwszy warunek, zanim jakikolwiek termin zacznie mieć znaczenie.

Terminy w jednym miejscu

Licznik 28 i 90 dni biegnie od dnia ostatniego skutecznego pobrania, nie od początku miesiąca kalendarzowego. Firma, która pobrała kartę 3. dnia miesiąca, musi zrobić to ponownie najpóźniej 31. dnia, a nie „gdzieś w kolejnym miesiącu".

Dlaczego bez karty przedsiębiorstwa się nie da

Pobranie danych z tachografu, niezależnie od tego, czy robi to człowiek pendrivem w bazie, czy robi to zdalnie urządzenie GPS, wymaga karty przedsiębiorstwa (Company Card) zarejestrowanej w tym konkretnym tachografie. Karta identyfikuje firmę jako uprawnioną do pobrania i jest wymagana przez sam tachograf, zanim wyda jakiekolwiek dane. Rejestracja karty w pojeździe jest jednorazowa i zostaje aktywna przez cały okres ważności karty, więc nie trzeba jej wkładać przy każdym pobraniu, ale musi zostać zarejestrowana raz, zanim pierwsze pobranie stanie się możliwe.

Konsekwencja praktyczna: firma, która kupuje flotę pojazdów używanych albo zmienia operatora tachografu, musi zarejestrować swoją kartę przedsiębiorstwa w każdym z nich osobno, zanim jakikolwiek harmonogram pobierania zacznie działać. Dopóki karta nie jest zarejestrowana, nawet najlepszy system zdalnego pobierania nie wyciągnie z tachografu ani jednego pliku.

Co grozi za spóźnione pobranie

Kary te dotyczą samego faktu niepobrania danych w terminie, niezależnie od tego, czy w tym czasie doszło do jakiegokolwiek naruszenia czasu pracy kierowcy z rozporządzenia 561/2006. Firma, która pobrała dane 30 dni po poprzednim pobraniu karty zamiast maksymalnych 28, naraża się na karę, nawet jeśli kierowca jeździł bez zarzutu. Do tego dochodzi drugie ryzyko: naruszenia czasu pracy, których nikt nie wykrył, bo dane leżały w tachografie zamiast w systemie analizy. Więcej o konkretnych stawkach za naruszenia 561/2006 (przekroczenie czasu jazdy, brak przerwy, skrócony odpoczynek) opisaliśmy w tekście o unikaniu mandatu ITD.

Co się liczy jako skuteczne pobranie

Termin 28 lub 90 dni resetuje wyłącznie pobranie zakończone poprawnie, czyli takie, w którym tachograf wygenerował kompletny plik .DDD z podpisem cyfrowym, a plik trafił do archiwum firmy. Próba przerwana w połowie, na przykład wyjęciem karty z czytnika albo utratą zasięgu GSM w trakcie transmisji, nie liczy się jako pobranie i licznik dni biegnie dalej od poprzedniego udanego odczytu. To rozróżnienie ma znaczenie przy kontroli: inspektor ITD sprawdza datę ostatniego kompletnego pliku w archiwum firmy, nie datę ostatniej próby.

Dla pamięci pojazdu dochodzi drugi warunek techniczny. Pełne pobranie trwa od kilku do kilkunastu minut transmisji przez magistralę CAN i K-line, a w tym czasie tachograf jest zajęty odczytem, więc najlepiej robić to na postoju. Pobranie przerwane uruchomieniem silnika w połowie transmisji trzeba powtórzyć od początku.

Harmonogram w praktyce: flota mieszana

Firmy rzadko pobierają dane dla całej floty jednego dnia. Karty kierowców mają różne daty poprzedniego pobrania, bo kierowcy zmieniają pojazdy, biorą urlopy albo przechodzą na inną trasę, więc każda karta ma własny licznik 28 dni. To samo dotyczy pamięci pojazdu, licznik biegnie osobno dla każdego numeru rejestracyjnego, niezależnie od tego, kiedy pobrano poprzedni.

W praktyce oznacza to, że osoba odpowiedzialna za tachograf w firmie z 15-20 pojazdami musi pilnować kilkunastu równoległych terminów naraz, każdego z inną datą granicznej. Przy pobieraniu ręcznym to zwykle arkusz kalkulacyjny z kolumną „ostatnie pobranie" i przypomnieniem w kalendarzu. Przy pobieraniu zdalnym harmonogram pilnuje system, a osoba odpowiedzialna dostaje jedynie alert, gdy coś idzie nie tak, na przykład karta nie pojawia się w czytniku od kilku dni z rzędu.

Dwa sposoby pobierania

Pobranie ręczne wygląda tak: kierowca wkłada kartę do czytnika w bazie albo do czytnika przenośnego, dane trafiają na pendrive, ktoś w kadrach wgrywa je do oprogramowania analitycznego. Dla floty liczącej kilkanaście pojazdów to regularny obowiązek kadrowy, łatwy do przegapienia w gorącym okresie, kiedy nikt nie pilnuje kalendarza dla każdego pojazdu z osobna. Problem rośnie z liczbą pojazdów: przy pięciu autach jedna osoba ogarnia terminy z głowy, przy dwudziestu kilku pojazdach z różnymi datami granicznymi łatwo o pomyłkę, zwłaszcza gdy w tym samym tygodniu wypada kilka terminów naraz i kadry mają też inne obowiązki.

Pobranie zdalne robi to samo bez zjazdu do bazy. Urządzenie GPS podłączone do tachografu kablem K-line odczytuje dane w trakcie normalnej jazdy albo na postoju i wysyła je przez GSM na serwer. W Global Telematics karty kierowców pobieramy co 5 dni, a pamięć pojazdu co 30 dni, czyli z zapasem względem ustawowych 28 i 90 dni. Zapas oznacza, że pojedyncze nieudane pobranie, na przykład pojazd bez zasięgu albo karta akurat wyjęta z czytnika, nie zbliża firmy do przekroczenia terminu. Cały mechanizm, łącznie z tym, co dzieje się, gdy karta nie jest w tachografie, opisaliśmy szczegółowo w tekście o zdalnym pobieraniu plików DDD.

Sprzęt i cena

Zdalne pobieranie wymaga urządzenia z modułem obsługi tachografu. W naszej ofercie to GT-TRUCK PRO, ten sam sprzęt montowany w TIR-ach i w busach 2,5–3,5 t objętych obowiązkiem tachografu od lipca 2026.

Dla floty 15 pojazdów krajowych z tachografem na 8 z nich wychodzi 15 × 19 zł + 8 × 5 zł = 325 zł netto miesięcznie, plus jednorazowy koszt sprzętu na pojazdach, które go jeszcze nie mają. Pełny cennik, łącznie ze strefą UE i światową, jest na stronie cennika.

Najczęstsze pytania

Co ile dni trzeba pobierać dane z karty kierowcy?

Nie rzadziej niż co 28 dni, licząc od poprzedniego skutecznego pobrania. Podstawa prawna to rozporządzenie (UE) nr 165/2014.

Co ile dni trzeba pobierać dane z pamięci pojazdu?

Nie rzadziej niż co 90 dni, również licząc od poprzedniego pobrania, nie od kalendarza miesięcy.

Czy da się pobrać dane z tachografu bez karty przedsiębiorstwa?

Nie. Karta przedsiębiorstwa musi być zarejestrowana w danym tachografie, zanim jakiekolwiek pobranie, ręczne czy zdalne, stanie się możliwe. Rejestracja jest jednorazowa na cały okres ważności karty.

Ile kosztuje spóźnione pobranie danych z tachografu?

500 zł za spóźnione pobranie karty kierowcy i 2000 zł za spóźnione pobranie pamięci pojazdu. Kary dotyczą samego przekroczenia terminu, niezależnie od tego, czy w tym czasie wystąpiły inne naruszenia.

Czy zdalne pobieranie zwalnia z ustawowych terminów 28 i 90 dni?

Nie zmienia przepisów, tylko realizuje je automatycznie i z zapasem. W Global Telematics karty schodzą co 5 dni, a pamięć pojazdu co 30, więc pojedyncze nieudane pobranie nie zbliża firmy do przekroczenia terminu ustawowego.