Kontrola ITD w firmie: ile dni wstecz i jak się przygotować

Kontrola ITD w firmie sprawdza dokumentację transportową za okres, który przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać: pliki tachografu minimum rok (zalecane dwa), ewidencję czasu pracy kierowców i dokumenty licencyjne. Przy pierwszej kontroli inspektor zwykle prosi o dane z ostatnich kilku miesięcy do roku wstecz. Gdy kontrola wynika ze zgłoszenia albo wypadku, może sięgnąć dalej, aż do granic okresu archiwizacji danego dokumentu.

To inna kontrola niż ta na drodze. Na trasie inspektor zatrzymuje pojazd i patrzy na kartę kierowcy oraz ostatnie dni jazdy. W firmie sprawdza system jako całość: czy dokumentacja istnieje, czy jest kompletna, czy jest tam, gdzie powinna być. Firma, która ma porządek na trasie, może i tak oberwać w siedzibie, jeśli dokumentacja leży w segregatorach bez ładu.

Dwa rodzaje kontroli ITD i czym się różnią

Podstawą prawną obu jest ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Kontrola w firmie może być zapowiedziana pismem z wyprzedzeniem albo, w uzasadnionych przypadkach, przeprowadzona bez uprzedzenia. W obu wariantach przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić dokumentację na miejscu, w terminie wskazanym przez inspektora.

Ile dni wstecz sprawdza inspektor

Zakres kontroli w firmie zależy od tego, czego dotyczy dany dokument, bo każdy ma inny okres przechowywania. Poniżej to, co realnie trafia pod lupę.

W praktyce oznacza to, że inspektor pytający o pliki tachografu zwykle zatrzyma się na ostatnich 12 miesiącach, bo tyle firma ma obowiązek trzymać jako minimum. Ewidencję czasu pracy i dokumenty kadrowe może sprawdzić znacznie głębiej wstecz, bo te okresy przechowywania liczy się w latach, nie w miesiącach. Jeśli firma nie była wcześniej kontrolowana, ITD zwykle bierze pod uwagę cały dostępny okres archiwizacji, a nie tylko ostatni miesiąc.

Jak przebiega kontrola w firmie krok po kroku

Kontrola w siedzibie zwykle wygląda podobnie, niezależnie od wielkości floty. Warto znać kolejność, żeby nie dać się zaskoczyć.

1. Zawiadomienie lub wejście bez zapowiedzi. Jeśli kontrola jest planowa, przedsiębiorca dostaje pismo z terminem i zakresem. Przy kontroli doraźnej, na przykład po zgłoszeniu lub wypadku drogowym z udziałem pojazdu firmy, inspektor może pojawić się bez wcześniejszego ostrzeżenia.
2. Okazanie dokumentów rejestrowych firmy. Licencja transportowa, wpis do rejestru przedsiębiorców, zezwolenia na przewozy międzynarodowe, jeśli firma z nich korzysta.
3. Przegląd dokumentacji kierowców. Umowy, świadectwa kwalifikacji zawodowej, badania lekarskie i psychologiczne, szkolenia okresowe.
4. Analiza danych z tachografów. Tu pojawia się pytanie o pliki DDD za wskazany okres. Inspektor porównuje je z ewidencją czasu pracy, żeby sprawdzić, czy się zgadzają.
5. Protokół pokontrolny. Inspektor spisuje ustalenia. Jeśli są uchybienia, wskazuje podstawę prawną i dalszy tryb postępowania.

Cały proces trwa zwykle od kilku godzin do kilku dni, zależnie od wielkości floty i tego, czy dokumentacja jest gotowa od razu, czy trzeba ją dopiero zbierać z różnych źródeł.

Kto trafia do kontroli częściej

ITD nie kontroluje firm losowo w oderwaniu od ryzyka. Pod uwagę bierze się między innymi:

• Wcześniejsze naruszenia i uchybienia stwierdzone przy kontrolach drogowych pojazdów danej firmy
• Skargi kierowców, konkurencji lub kontrahentów
• Udział pojazdu firmy w wypadku lub kolizji
• Losowe typowanie w ramach planu kontroli na dany rok

Firma, której kierowcy regularnie łapią naruszenia na drodze, statystycznie ma większą szansę na kontrolę w siedzibie. To dodatkowy argument, żeby traktować alerty o zbliżających się limitach czasu jazdy jako sygnał do reakcji, a nie tylko ciekawostkę w aplikacji.

Checklist dokumentów na kontrolę w firmie

Zanim przyjdzie zawiadomienie, warto mieć pod ręką:

• Pliki DDD z kart kierowców i pamięci pojazdów za ostatnie 12 miesięcy, w oryginalnym formacie
• Ewidencję czasu pracy kierowców, w tym rozliczenie odpoczynków tygodniowych i kompensat
• Umowy o pracę lub kontrakty B2B z kierowcami, wraz ze świadectwami kwalifikacji zawodowej
• Kopię licencji transportowej i zezwoleń na przewozy międzynarodowe, jeśli dotyczy
• Harmonogramy pracy i zestawienia tras, jeśli firma prowadzi je odrębnie od danych tachografu
• Potwierdzenia szkoleń okresowych kierowców (co 5 lat)
• Dokumentację napraw i kalibracji tachografów w warsztacie

Braki w którymkolwiek punkcie same w sobie mogą być podstawą do dalszego postępowania, niezależnie od tego, czy naruszenia 561/2006 w ogóle wystąpiły. Konkretne kwoty mandatów za poszczególne naruszenia czasu pracy i braki w dokumentacji opisaliśmy osobno w tekście o unikaniu mandatu ITD, tutaj nie powielamy tabeli kar.

Jak przygotować się z wyprzedzeniem, a nie na ostatnią chwilę

Największy problem przy kontroli w firmie to nie brak wiedzy o przepisach, tylko brak dostępu do danych w momencie, gdy są potrzebne. Klasyczny scenariusz: kierowca miesiąc temu zmienił trasę, karta leży w tachografie, plik nie został jeszcze pobrany, bo nikt nie pilnował kalendarza.

Trzy rzeczy, które realnie skracają czas przygotowania:

1. Pobieranie danych z wyprzedzeniem względem ustawowego minimum. Prawo wymaga karty kierowcy co 28 dni i pamięci pojazdu co 90. Jeśli system w firmie robi to częściej, dane są zawsze świeże, niezależnie od tego, kiedy przyjdzie zawiadomienie o kontroli. Mechanikę takiego pobierania opisaliśmy w tekście o zdalnym pobieraniu plików DDD.
2. Jedno miejsce na dokumentację, nie segregator plus dysk plus poczta. Inspektor pyta o komplet, nie o pojedynczy plik. Rozproszona dokumentacja to najczęstsza przyczyna przedłużającej się kontroli.
3. Eksport gotowy do wydania na miejscu. Raport w formacie, który da się od razu przekazać, zamiast tłumaczyć się, że trzeba go dopiero przygotować.

Ile to kosztuje

Dodatek Tachograf w naszej platformie to 5 zł netto miesięcznie za pojazd, na którym jest włączony. Obejmuje zdalny odczyt kart kierowcy i pamięci tachografu oraz analizę zgodności z 561/2006. Do zdalnego pobierania z TIR-a lub ciężarówki potrzebne jest urządzenie GT-TRUCK PRO za 690 zł netto jednorazowo, z kablem do tachografu w zestawie. Gdy przyjdzie zawiadomienie o kontroli, eksport kompletu plików DDD i raportu naruszeń robisz z aplikacji, bez szukania w segregatorach.

Pełny cennik, w tym stawki dla busów i pojazdów zagranicznych, jest na stronie cennika.

Najczęstsze pytania

Ile dni wstecz sprawdza inspektor ITD kontrolując firmę?

Zależy od dokumentu. Pliki tachografu zwykle obejmują ostatnie 12 miesięcy, bo tyle firma ma obowiązek minimum przechowywać. Ewidencję czasu pracy i dokumenty kadrowe inspektor może sprawdzić znacznie dalej wstecz, bo te okresy liczy się w latach.

Czy kontrola ITD w firmie jest zawsze zapowiedziana?

Nie zawsze. Część kontroli odbywa się po wcześniejszym zawiadomieniu pisemnym, część, w uzasadnionych przypadkach, bez zapowiedzi. Firma powinna być gotowa do udostępnienia dokumentacji na miejscu w obu wariantach.

Co grozi za brak dokumentów podczas kontroli, nawet jeśli nie było naruszeń czasu pracy?

Brak wymaganej dokumentacji jest odrębnym uchybieniem od naruszeń 561/2006 i może skutkować dalszym postępowaniem niezależnie od tego, czy same limity czasu jazdy i odpoczynku były przestrzegane. Konkretne stawki mandatów za poszczególne naruszenia opisujemy w osobnym tekście.

Czy do kontroli wystarczy wydruk z tachografu, czy trzeba mieć oryginalny plik DDD?

Kontrola wymaga oryginalnych, cyfrowo podpisanych plików .DDD, nie eksportów PDF ani wydruków. Wydruk może służyć jako pomoc, ale nie zastępuje pliku źródłowego, który inspektor może zweryfikować podpisem cyfrowym.